Kancelárie typu open space sa u nás rozšírili hlavne v deväťdesiatych rokoch, a to s príchodom zahraničných firiem na slovenský trh. Open space alebo otvorená kancelária má svoje výhody i nevýhody. Slováci si však na ne zvykajú veľmi ťažko a väčšinou im nevyhovujú. Ako open space kancelárie vznikli, prečo sa tak razantne rozšírili, a z akého dôvodu ich Slováci nemajú radi? Poradíme vám, ako si na otvorenú kanceláriu lepšie zvyknúť!

História open space - otvorenej kancelárie

Open space, v slovenskom jazyku otvorený priestor, je druh pracoviska (napr. kancelária), kde nie sú jednotlivé pracovné miesta oddelené priečkami. V anglickom termíne je open space označovaný tiež open-plan alebo open-plan-office. Kancelárie tohto tipu pochádzajú zo Spojených štátov amerických, kde túto myšlienku začal od roku 1900 presadzovať Henry Ford.

Od tej doby sa podoba týchto kancelárií výrazne zmenila. Predtým bol kladený dôraz skôr na produktivitu a vyšší dohľad vedenia, dnes designéri navrhujú open space kancelárie s ohľadom na zamestnancov. Základom je podpora kreativity, kvality prostredia a svetla či obmedzenie hluku. Moderné otvorené kancelárie vo väčších firmách už bežne disponujú kaviarenskými kútikmi, posilňovňami, barmi či spoločenskými miestnosťami.

História open space- otvorenej kancelárie

Open space sa delia na dva druhy

Otvorené kancelárie bez bariér

V otvorených kanceláriách bez priečok sú pracovné plochy umiestnené voľne v priestore, bez dôrazu na súkromie zamestnancov. Stoly môžu byť postavené tesne vedľa seba, i v niekoľkých radoch. Toto usporiadanie je síce pre firmu finančne výhodné, ale pre zamestnancov úplne nevyhovujúce. Nemajú tu súkromie, pracujú vo veľkom hluku a to spôsobuje neschopnosť sústredenia a nižšiu produktivitu.

Oddelené kóje

Oddelené kóje sú pre zamestnancov oveľa priaznivejším variantom. Priestory sú tu oddelené priečkami a vznikajú tak jednotlivé bunky, v ktorých majú zamestnanci aspoň trochu súkromia. Takto je obmedzený aj hluk a zamestnanci sa lepšie sústredia na svoju prácu. Nevýhodou kójí je však nedostatočné prúdenie vzduchu.

Prečo sú open space kancelárie firmami tak obľúbené?

Pre firmy majú otvorené kancelárie hneď niekoľko výhod. Nielen, že im prináša výraznú finančnú úsporu, ale umožňujú aj lepšiu kontrolu a vedenie zamestnancov. Otvorená kancelária ušetrí firme financie za prenájom viacerých malých miestností alebo napríklad aj za prepojenie internetovej siete, počítačov a ďalších kancelárskych technológií.

Ďalšími dôvodmi, prečo firmy uprednostňujú open space, sú hlavne: otvorenejšia komunikácia medzi zamestnancami, jednoduchšie a rýchlejšie šírenie informácií, lepšie začlenenie nových zamestnancov do kolektívu a zabránenie prokrastinácii formou chatovania, smskovania či dokonca hraním hier a surfovaním na internete.

V otvorených kanceláriách si zamestnanci môžu lepšie pomôcť, poradiť, či spoločne vyriešiť pracovný problém. Vedenie si tak veľmi dobre uvedomuje, že zamestnanci cítia tlak a sú motivovaní k vyšším výkonom.

Toto je však len teória, s ktorou prišli tvorcovia otvorených kancelárií. Mnohé z týchto výhod boli v priebehu rokov vyvrátené. Výsledkom je skôr to, že zamestnancom klasické open space kancelárie nevyhovujú, demotivujú ich a ich produktivita sa znižuje.

Prečo Slováci nemajú radi open space?

Slováci nepatria k tým, ktorým open space kancelárie vyhovujú. Sťažujú sa hlavne na nedostatok pokoja a súkromia. Ruší ich hluk od ostatných kolegov a nemôžu sa tak sústrediť na prácu. Efektivita práce sa tým pádom znižuje a tým narastá nátlak zo strany vedenia. Zamestnanci sa preto cítia ako v začarovanom kruhu. Mnohých potom začnú trápiť zdravotné ťažkosti (somatické i psychické). Tie sa ucelene nazývajú ako syndróm open space.

Prečo Slováci nemajú radi open space?

Ako sa tento syndróm prejavuje?

Najčastejšími prejavmi sú bolesti hlavy, závraty, hučanie v ušiach, tráviace problémy, úzkostné stavy, oslabená imunita, časté prechladnutia, búšenie srdca, vysoký krvný tlak, únava, vyčerpanie, depresia a napokon i syndróm vyhorenia.

Najhoršie znášajú open space takí jedinci, ktorí musia v svojej práci prejavovať kreativitu. Tým, že sa na prácu nedokážu sústrediť, dokončujú ju potom doma v pokojnom prostredí. To je však z dlhodobého hľadiska neudržateľné a spôsobuje to práve vyššie uvedené príznaky.

Napriek tomu, že manažéri zväčša vidia len prínosy otvorených kancelárií, mali by si tiež uvedomovať tieto negatíva a zdravotné dopady na zamestnancov. Mnoho zamestnancov neunesie svoje problémy a rozhodne sa pre odchod zo zamestnania do menšej firmy, kde budú mať svoju kanceláriu.

Ako si prácu v otvorenej kancelárii spríjemniť?

Ak skrátka nie je iná možnosť a pracujete vo firemnom open space , existuje niekoľko možností, ako si prácu spríjemniť.

Dohodnite sa s vedením, aby vašu kanceláriu vybavili kvalitným kancelárskym nábytkom. Základom je ergonomická kancelárska stolička alebo kancelárske kreslo,, ktoré redukujú záťaž chrbtového svalstva, znižujú únavu a zvyšujú tak produktivitu. Vysoko kvalitný kancelársky nábytok si môžete vybrať na stránkach albacr.eu/sk/, kde nájdete kancelárske kreslá a ďalšie vybavenie, ktoré pre pohodlnú prácu v kancelárii potrebujete.

A pre pozitívne naladenie si svoj pracovný priestor skrášlite kvetinou, fotkami rodiny a priateľov, či plagátmi. Ak máte dostatok miesta, pre prehľadnosť si zriaďte poličky na usporiadanie dokumentov. S kolegami si potom stanovte pravidlá pre fungovanie kancelárie, hlavne pravidlá pre telefonovanie, používanie rádií a vetranie miestnosti či vykurovanie. Ak by ste radi načerpali ďalšiu inšpiráciu pre príjemné pracovné prostredie, pozrite sa na náš článok s tipmi, ako si spríjemniť prácu v kancelárii.